Papierloses Büro Teil II: Dokumentenmanagementsystem

Dokumentenmanagementsysteme erfreuen sich bei Unternehmen immer größerer Beliebtheit. Denn zum einen bieten sie eine effizientere und umweltfreundlichere Arbeitsweise im Umgang mit der alltäglichen „Zettelwirtschaft“. Zum anderen können Betriebe damit viele Bedingungen für eine revisionssichere Archivierung, wie sie insbesondere das Finanzamt verlangt, erfüllen. Außerdem ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zentraler Bestandteil des papierlosen Büros und ermöglicht grundlegende Bearbeitungsschritte wie die elektronische Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten.

Ein DMS ermöglicht darüber hinaus aber zum Beispiel eine nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teammitgliedern. Dokumente können problemlos geteilt, bearbeitet und kommentiert werden, ohne dass physische Kopien an alle Beteiligten verteilt werden müssen. Dies fördert die Zusammenarbeit, reduziert den Zeitaufwand für die Dokumentenverarbeitung und vermeidet Versionskonflikte.

Worauf bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems geachtet werden, welche Anforderungen es mindestens erfüllen sollte und wie man seine Mitarbeiter motiviert diesen Weg mitzugehen, erfahren Teilnehmer von Eric Hunold, Mitarbeiter des Digitalzentrums Chemnitz und Experte für die Themen „Arbeit 4.0“, „moderne Arbeitswelten“ und „Geschäftsmodellentwicklung“. Anschließend ist wieder Zeit für Fragen.

Im Rahmen der Veranstaltungsreihe „Digitale Werkzeuge für den Betriebsalltag“ wird an jedem vierten Montag im Monat ein handwerksrelevantes Thema vorgestellt. Einerseits können das Software-Lösungen für eine bestimmte Aufgabenstellung sein, andererseits können das Themen sein, die mit Hilfe von digitalen Hilfsmitteln effizient und einfach abgearbeitet werden können. Die Online-Veranstaltungen werden in Kooperation der beiden Handwerkskammern zu Leipzig und Chemnitz angeboten. Die Teilnahme ist für Handwerksbetriebe kostenfrei. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Vorstellung der Software-Lösungen nur einen kleinen Teil des Markts abbildet und keine Empfehlung der Handwerkskammer Chemnitz beziehungsweise zu Leipzig darstellt. 

Anmeldung über Handwerkskammer zu Leipzig